Những lỗi thường gặp khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai sót phổ biến, dẫn đến việc mất thời gian, công sức khắc phục và thậm chí bị xử phạt. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục hiệu quả.

1. Sai/thiếu mã số thuế cá nhân của người lao động

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi quyết toán thuế TNCN là khai sai hoặc thiếu mã số thuế của người lao động. Điều này khiến doanh nghiệp phải bổ sung, giải trình với cơ quan thuế, gây tốn kém thời gian và công sức.

Cách khắc phục:

• Rà soát toàn bộ thông tin người lao động trước khi lập tờ khai.

• Đăng ký mã số thuế cho người lao động chưa có mã số thuế trước thời hạn quyết toán.

2. Không điền đủ thông tin mã số thuế

Trên các biểu mẫu quyết toán thuế (Biểu mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN và 05-2/BK-QTT-TNCN), mã số thuế là thông tin bắt buộc đối với cá nhân có ủy quyền quyết toán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm rằng hệ thống không bắt buộc nhập mã số thuế thì có thể để trống.

Cách khắc phục:

• Điền đầy đủ 100% thông tin mã số thuế của người lao động trong các biểu mẫu kê khai.

• Đối chiếu kỹ trước khi nộp hồ sơ để tránh sai sót.

Vẫn có nhiều doanh nghiệp mắc lỗi khi khai hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Ảnh: Nam Khánh

3. Sai sót khi tính giảm trừ gia cảnh

Một số doanh nghiệp mắc lỗi không đăng ký người phụ thuộc đúng thời hạn hoặc tính giảm trừ cho người phụ thuộc không đủ điều kiện. Hậu quả là người lao động bị từ chối giảm trừ gia cảnh, phải kê khai lại và nộp bổ sung tiền thuế.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra đầy đủ hồ sơ người phụ thuộc: chứng minh nhân dân/căn cước công dân, giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng thu nhập...

• Đăng ký người phụ thuộc trước khi tính giảm trừ gia cảnh.

4. Bỏ sót các khoản thu nhập ngoài lương

Nhiều doanh nghiệp quên kê khai các khoản thưởng, phụ cấp, phúc lợi hoặc thu nhập không thường xuyên từ hợp đồng ngắn hạn, dẫn đến số thuế đã nộp thấp hơn thực tế. Hậu quả là bị truy thu thuế và có thể bị phạt.

Cách khắc phục:

• Tổng hợp đầy đủ các khoản thu nhập chịu thuế khi tính lương và thuế TNCN.

• Nhờ sự hỗ trợ của công ty tư vấn thuế để kiểm soát chặt chẽ hơn.

5. Kê khai chênh lệch số liệu

Sai sót này thường xuất hiện khi bảng lương không đủ kỳ tính thuế hoặc dữ liệu khấu trừ thuế không khớp với tờ khai hàng tháng, hàng quý đã nộp.

Cách khắc phục:

• Đối chiếu số liệu nội bộ trước khi nộp tờ khai.

• Kiểm tra tờ khai quyết toán khớp với tờ khai thuế hàng tháng, hàng quý để tránh chênh lệch.

6. Không lưu trữ chứng từ đầy đủ

Nhiều doanh nghiệp không lưu trữ đầy đủ giấy ủy quyền quyết toán thuế, bảng lương, hợp đồng lao động... dẫn đến không có căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Cách khắc phục:

• Lưu trữ hồ sơ, chứng từ đầy đủ trong tối thiểu 5 năm theo quy định.

• Sử dụng phần mềm quản lý để lưu trữ và tra cứu nhanh chóng.

Việc quyết toán thuế TNCN đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác để tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Rà soát kỹ lưỡng thông tin trước khi nộp, cập nhật các quy định mới và lưu trữ đầy đủ chứng từ là những giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quá trình quyết toán thuế.